Gäste und Reservierungen von einem anderen Anbieter übernehmen

Ein Format-Zwang besteht nicht. Der Import nimmt CSV, TSV, Textdateien, Excel-Tabellen (.xlsx), PDF sowie Fotos in JPEG, PNG, WebP und GIF. Damit funktioniert auch das Abfotografierte: ein Foto des alten Reservierungsbuchs oder ein Stapel Visitenkarten.

Grenzen: höchstens 20 Dateien je Lauf und 20 MB je Datei. CSV-/Excel-Tabellen dürfen bis zu 100.000 Datenzeilen enthalten; sie werden vollständig eingelesen. Bekannte Spaltenüberschriften benötigen keine KI-Auswertung, bei unbekannten Überschriften wird nur eine kleine Probe kostenpflichtig zugeordnet. Alte .xls-Dateien bitte als .xlsx oder CSV exportieren. HEIC-Bilder werden abgelehnt — stellen Sie die Kamera Ihres iPhones auf „Maximale Kompatibilität" oder exportieren Sie als JPEG.

Nichts wird ungeprüft gespeichert. Nach der Auswertung sehen Sie eine Vorschau der ersten Datensätze, die Hinweise der KI und die Liste der Zeilen, die nicht gelesen werden konnten. Erst Ihr Klick auf „… übernehmen" schreibt die Daten.

Beim Reservierungsimport werden Datum, Uhrzeit und Kontakt mit dem bestehenden Bestand dieses Restaurants abgeglichen. Identische Reservierungen bleiben unverändert; geänderte Importdaten wie Notizen oder Personenzahl aktualisieren den passenden Eintrag. E-Mail-Adressen haben beim Kontaktabgleich Vorrang. Ohne E-Mail wird die Telefonnummer, ohne Kontakt der Name verwendet. Bei mehreren passenden Einträgen wird die Zeile zur Prüfung zurückgewiesen. Tischzuweisungen, Zahlungsdaten und interne Notizen werden nicht überschrieben.

Zu gültigen E-Mail-Adressen werden Gäste angelegt oder bestehende Gäste verknüpft. Verschiedene Namen derselben E-Mail-Adresse bleiben an den jeweiligen Reservierungen erhalten. Im Gästeprofil steht der am häufigsten verwendete Name; bei gleicher Häufigkeit entscheidet das jüngste Reservierungsdatum mit Uhrzeit. Ein wiederholter Import zählt dieselbe Reservierung nicht erneut. Info-, Extras- und Bemerkungsspalten werden gemeinsam als Reservierungsnotiz übernommen.

Reservierungsimporte versenden keine E-Mails und keine SMS. Auch automatische Erinnerungen und Bewertungsnachfragen bleiben für importierte Reservierungen ausgeschaltet. Den Abschluss sehen Sie im Dashboard. Wenn Sie eine importierte Reservierung später bewusst bestätigen, absagen oder manuell anschreiben, ist der dabei gewählte Nachrichtenversand weiterhin möglich.

Stimmt die Zuordnung nicht, können Sie bei Reservierungen unter „Erkannte Spalten manuell zuordnen" jedes Zielfeld mit der richtigen erkannten Spalte verbinden. Die Vorschau wird danach ohne einen neuen KI-Aufruf geprüft. Für freie Korrekturen können Sie der KI bei kleineren Importen (bis 100 Zeilen) eine Anweisung in eigenen Worten geben. Bei grösseren Importen nutzen Sie die manuelle Zuordnung oder korrigieren die Überschriften in der Quelldatei. Der Import läuft weiter, auch wenn Sie das Fenster schliessen oder die Seite wechseln.