Gutscheine erfassen und verwalten
Gutscheine ausstellen, online verkaufen, als PDF gestalten und teilweise oder vollständig einlösen.
Für BetriebsinhaberVoraussetzungen
- Recht: vouchers:write
- Plan „Reservierung" oder „Website + Reservierung"
Unter „Gutscheine“ verwalten Sie Codes, Werte, Empfänger und Gültigkeit. Gutscheine können intern erstellt, aus bestehenden Listen importiert oder über das Gutschein-Widget gekauft werden. Online-Zahlungen laufen über das verbundene Stripe-Konto Ihres Betriebs; der Käufer erhält nach bestätigter Zahlung sein PDF.
Im Gutschein-Widget können Sie benannte Varianten wie „50 €“ oder „3 Gang Mixology Flight“ mit einem festen Betrag und einer eigenen PDF-Vorlage anlegen. Unterschiedliche Varianten dürfen denselben Preis haben. Ohne eigene Zuordnung gilt die Standardvorlage; auch frei gewählte Beträge verwenden den Standard.
Mit „Gutschein-Vorschau im Widget anzeigen“ können Sie für jede Variante ein Vorschaubild ihres PDF-Layouts einschalten. Die Checkbox ist anfangs ausgeschaltet. Die Vorschau verwendet Beispieldaten und zeigt keine echten Gutscheincodes oder Kundendaten. Ohne eigene PDF-Zuordnung wird die Standardvorlage angezeigt.
In der internen Widget-Vorschau können Mitarbeiter mit Gutschein-Schreibrecht einen Testkauf simulieren. Wählen Sie eine Variante oder einen erlaubten freien Betrag, füllen Sie die Käuferdaten aus und bestätigen Sie die angezeigte Empfängeradresse. Die Test-E-Mail enthält das PDF der ausgewählten Vorlage und verwendet das Restaurant-Branding. Es wird keine Zahlung ausgelöst; der deutlich gekennzeichnete Testgutschein ist nicht einlösbar und erzeugt keinen Umsatz oder Gutscheinbestand. Der Test funktioniert auch vor der Aktivierung des Verkaufs und ohne verbundenes Stripe-Konto.
Die Variante bestimmt das PDF beim Online-Kauf und beim internen Erstellen. Bereits begonnene Bestellungen und ausgestellte Varianten-Gutscheine behalten ihr gespeichertes Layout, auch wenn Sie die Zuordnung später ändern. Für einen internen PDF-Download können Sie bei Bedarf ausdrücklich eine andere Vorlage wählen. Im Layout steht außerdem der Platzhalter „Gutscheinvariante“ für den Variantennamen zur Verfügung.
Über „Gutschein entwerten“ scannen Sie den QR-Code oder geben den Code ein. Mit dem entsprechenden Schreibrecht können Sie einen Teilbetrag oder das gesamte Restguthaben einlösen. Verlorene oder missbrauchte Gutscheine lassen sich deaktivieren.
Der Gesamtwert aller aktiven Gutscheine erscheint auch in den Berichten.
Schritt für Schritt
Seite öffnen
Seitenleiste „Gutscheine". Oben stehen die Zähler „Aktive Gutscheine", „Eingelöst", „Abgelaufen" und „Offener Wert".
Gutschein anlegen
Knopf „Gutschein erstellen“. Wählen Sie eine eingerichtete Variante oder geben Sie einen freien Betrag ein. Bei einer Variante werden Betrag und PDF-Vorlage übernommen. Käufer, Empfänger, Nachricht, Gültigkeit und ein eigener Code sind optional; ohne eigenen Code wird einer erzeugt.
PDF je Variante zuordnen
Zuerst unter „PDF-Vorlagen“ die gewünschten Layouts anlegen. Danach im Gutschein-Widget jeder Variante Name, Betrag und PDF-Vorlage zuweisen und die Änderungen speichern. Cloutschi kann vorhandene Varianten und Vorlagen lesen und eine Zuordnung nach Ihrer Vorschau und Bestätigung ändern.
Code weitergeben
Nach „Gutschein erstellt: <CODE>" den Code über das Zeilenmenü mit „Code kopieren" übernehmen.
Sperren
Im Zeilenmenü auf „Deaktivieren". Der Gutschein trägt danach das Kennzeichen „Deaktiviert" und zählt nicht mehr zum offenen Wert.