Gespräche ansehen, durchsuchen, exportieren und löschen

„Telefon-Agent“ in der Seitenleiste öffnet die Gesprächsliste; die Zahl daneben zählt Ihre Benachrichtigungen zu offenen Rückfragen und Änderungswünschen. Ohne Zeitraum zeigt die Liste die letzten 90 Tage. Gesucht wird über „Suchen: Name, Nummer, Zusammenfassung, Rückfrage …“; dazu Filter wie Zeitraum („Von“, „Bis“), offene Rückfrage, Testgespräche und Archiv. „Nach Priorität sortieren“ stellt Gespräche mit offenen Rückfragen und Freigaben nach vorn.

Jede Zeile nennt Dauer, Anrufer, Gast bzw. Reservierung, das Ergebnis – etwa „Reservierung bestätigt“, „Reservierung angefragt“, „Änderung wartet auf Freigabe“, „Buchungslink gesendet“, „Rückfrage angelegt“, „Nur Auskunft“, „Abgebrochen“ oder „Abgewiesen: …“ –, Hinweise, Sprache, Anschluss, Zuständige und Kosten. Kosten sehen nur Personen mit Abrechnungsrecht, nie eine Agentur; Beträge mit „vorläufig“ werden noch endgültig abgerechnet.

Das Gesprächsdetail zeigt Eckdaten, Zuständige, die Zusammenfassung, das Transkript, Rückfragen, Kommentare, den „Ablauf“ (welche Werkzeuge der Agent benutzt hat, ohne deren Inhalte), die Kosten, die verknüpfte Reservierung und unter „Technische Angaben“ Kennungen für den Support. Das Transkript ist automatisch erstellt und redigiert – Karten-, Konto- und Zugangsdaten werden vor dem Speichern entfernt, die Redaktion ist aber nicht garantiert vollständig. Fehler im Transkript korrigieren Sie mit einer Anmerkung, ohne den Wortlaut zu ändern. „Übersetzen“ übersetzt ein fremdsprachiges Gespräch auf Anforderung und verbraucht KI-Guthaben.

Wer was sieht: Liste, Zusammenfassung und Rückfragen verlangen phoneAgent:read. Transkript, Volltextsuche im Wortlaut und die volle Anrufernummer verlangen „Gesprächsinhalte (sensibel)“ (phoneTranscripts:read); ohne dieses Recht ist die Nummer gekürzt. Transkripte löschen verlangt phoneTranscripts:write.

Mehrere Gespräche markieren Sie in der Liste und bearbeiten sie gemeinsam: „Zuständige Person setzen“, Schlagworte hinzufügen oder entfernen, „Rückfragen erledigt“ bzw. „Rückfragen wieder öffnen“, „Archivieren“ bzw. „Aus Archiv holen“, „Exportieren“ als CSV-Datei (höchstens 500 Gespräche; „Transkripte einschließen“ nur mit Recht auf Gesprächsinhalte) und „Transkripte löschen“. Gelöscht werden Transkript, Anmerkungen, Buchungsentwürfe und Anrufernummer; Zusammenfassung, Kosten und Reservierungsbezug bleiben. Das lässt sich nicht rückgängig machen.