Datenschutz am Telefon: KI-Hinweis, keine Aufnahme, Transkripte 90 Tage

Jedes Gespräch beginnt mit dem Hinweis, dass ein KI-Telefonassistent Ihres Restaurants spricht, und einem kurzen Datenschutzhinweis mit Verweis auf die Website Ihres Restaurants. Beides lässt sich nicht abschalten. Der Agent gibt sich nie als Mensch aus. Einen menschlichen Ansprechpartner bietet er über die Rückfrage an Ihr Team; eine geprüfte Weiterleitungsnummer greift nur bei einer Störung.

Audio wird nie aufgenommen – die Einstellung „Audioaufnahmen: immer aus“ lässt sich nicht ändern. Gespeichert wird ein automatisch erstelltes Transkript, aus dem Karten-, Konto- und Zugangsdaten vor dem Speichern entfernt werden; die Redaktion ist nicht garantiert vollständig, deshalb fragt der Agent solche Daten nie ab und wiederholt sie nie, auch wenn ein Gast sie nennt.

Fristen (Abschnitt „Datenschutz“ der Einstellungen): Transkripte werden nach 90 Tagen gelöscht; kürzer ist einstellbar, mindestens 7 Tage, damit offene Rückfragen noch bearbeitet werden können. Mit dem Transkript fallen Anmerkungen, Buchungsentwürfe, Bestätigungscodes und die Anrufernummer – danach bleibt nur ein Pseudonym der Nummer. „Transkripte speichern“ aus heißt: Nach dem Gespräch bleibt nur die Zusammenfassung. Die Zusammenfassung und der Bezug zur Reservierung bleiben standardmäßig 365 Tage, mindestens so lange wie das Transkript. Angaben zu Allergien und Unverträglichkeiten bleiben höchstens 30 Tage nach dem Reservierungsdatum. Eine kürzere Frist gilt nach dem Speichern auch für bereits geführte Gespräche; eine längere wirkt nie rückwirkend. Erledigte Rückfragen werden 90 Tage später geleert. Fristen laufen auch nach einer Kündigung weiter.

Wer was sieht: Gesprächsinhalte – Transkript, Volltextsuche, volle Anrufernummer, Volltranskript in Mails – sind ein eigenes Recht „Gesprächsinhalte (sensibel)“. Ab Werk lesen Inhaber, Administrator und Manager sie, löschen dürfen Inhaber und Administrator; alle übrigen Rollen und Agenturen haben keinen Zugriff. API-Schlüssel erhalten nie Zugriff auf Telefondaten.

Beteiligte Dienstleister: Twilio für Telefonie und Rufnummern (ein eigenes Unterkonto je Restaurant) und ElevenLabs für Sprach-KI, Sprachmodell und Transkription; beide verarbeiten Daten auch in den USA. ElevenLabs bewahrt Gespräche 30 Tage auf, damit Auswertung und Abrechnung funktionieren; Twilio speichert Anrufdaten nach eigenen Regeln. Eine Speicherung ausschließlich in der EU bietet ElevenLabs nur in einem Enterprise-Vertrag. Löschungen bei Ihnen erreichen die Kopien der Dienstleister erst über deren Fristen.

Auskunft und Löschung: „Export (JSON)“ im Gastprofil enthält die Telefondaten des Gastes – Gespräche mit Zusammenfassung, Rückfragen, Gastangaben und Transkripte –, jeden Teil nur mit dem passenden Recht; fehlt eines, sagt die Auskunft, dass sie unvollständig ist. „Löschen (DSGVO)“ im Gastprofil löscht Transkripte, Zusammenfassungen, Anrufernummern, Rückfragen und Gastangaben des Gastes mit; Kosten bleiben ohne Personenbezug für die Abrechnung. Bereits versandte Rückfrage-Mails lassen sich nicht zentral zurückholen. Die Anonymisierung über die REST-API erfasst Telefondaten nicht; sie fallen dann mit ihren Fristen.

Was Ihr Betrieb selbst klären muss: Verantwortlich für die Gespräche ist Ihr Betrieb; TacticTable verarbeitet in Ihrem Auftrag. Die rechtliche Prüfung des KI-Hinweises, der Transkription ohne Aufnahme, der Fristen, der Volltranskript-Mails, der Gesundheitsangaben und des Drittlandtransfers ist für den Livebetrieb noch nicht abgeschlossen. In Ihre Datenschutzerklärung gehören der Telefon-Agent, Transkription und Speicherdauer sowie die beteiligten Dienstleister.