Rückfragen: wer sie bekommt, was in der Mail steht und wie Sie sie erledigen

Kann der Agent eine Frage nicht aus Ihren Daten beantworten, sagt er das, kündigt die Weitergabe an, fragt nach einem Kontakt und legt eine Rückfrage an. Eine Rückrufzeit verspricht er nie. Die Rückfrage erscheint im Gespräch, in der Glocke (ohne den Text der Frage) und als Mail an die Empfänger aus den Einstellungen.

„Wer bekommt Rückfragen?“: „Eine zuständige Person“, „Ausgewählte Mitarbeitende“ oder „Alle, die Reservierungen bearbeiten dürfen“ (Vorgabe – so geht keine Rückfrage verloren). Ob jemand die Mail noch bekommen darf, prüft TacticTable erst beim Versand; wer das Recht inzwischen verloren hat, steht bei der Zustellung als „Nicht gesendet – keine Berechtigung“.

„Was steht in der Mail?“: „Volles Transkript“ (Vorgabe) bekommen nur Empfänger mit Recht auf Gesprächsinhalte; alle anderen bekommen „Zusammenfassung und Link“. Ist das Transkript sehr lang, geht nur der Link hinaus. Liegt das Transkript beim Versand noch nicht vor, folgt ein Nachtrag, wenn er etwas Neues bringt. Jede Mail geht einzeln an einen Empfänger; versandte Mails lassen sich später nicht zentral zurückholen.

Im Gespräch hat jede Rückfrage einen Stand – „Offen“, „Zugewiesen“, „In Arbeit“, „Erledigt“, „Wiedereröffnet“ –, eine zuständige Person, Kommentare und den Zustellstand je Empfänger. Erledigte Rückfragen werden 90 Tage später geleert: Frage, Kontakt und Zusammenfassung werden entfernt.